سیستم حسابداری

سیستم حسابداری :
منظور از سیستم حسابداری، مجموعه عملیات مربوط به فرآیندهای موضوع فعالیت های حسابداری است. بعبارت دیگر برخلاف نگاه عامه که سیستم حسابداری را نرم افزار حسابداری متصور است، منظور از سیستم حسابداری کلیه فعالیت هایی است که در حوزه حسابداری مورد توجه است و نرم افزار ابزاری است برای انجام این عملیات است.
یک نکته بسیار با اهمیت را در نظر داشته باشید، در کل دوره های آموزشی حسابداری بیشتر تمرکز بر روی تحلیل رویدادهای مالی بوده و در نهایت چگونگی ثبت سند حسابداری می باشد. در حالیکه در عملیات اجرایی و کاربردی حسابداری، صدور سند حسابداری آخرین کاری است که حسابدار انجام می دهد . بعبارت دیگر قبل از آن حسابدار مکلف به تهیه ، تنظیم و جمع آوری مستندات مربوط به صدور سند حسابداری می باشد . اگر حضور ذهن داشته باشید در دروس مربوط به حسابرسی در خصوص اسناد مثبه حسابداری و لزوم کنترل های داخلی موثر به تفصیل تشریح شده است. سیستم حسابداری نه به معنی عام آن ، که نرم افزار حسابداری برداشت می شود ، بلکه منظور فرآیند عملیات جمع آوری اطلاعات مالی در یک بنگاه اقتصادی را سیستم حسابداری می گوییم. یک متخصص حرفه حسابداری باید این توانمندی را داشته باشد که برای هر یک از عملیات مالی سازمان بتواند فرآیند تعریف کند . بطور مثال عملیات مربوط به پرداخت وجه را در نظر داشته باشید . فرضا مبلغ 50000 ریال بابت خرید یک بسته پاکت نامه برای شرکت پرداخت شده است. ثبت سند حسابداری آن که بسیار ابتدایی و ساده به نظر می رسد شامل بدهکار نمودن حساب هزینه ملزومات اداری و بستانکار منظور نمودن حساب وجه نقد یا صندوق می باشد. اما در کار اجرایی ، خصوصا در سازمان ها و شرکت های بزرگ که برای هر یک از عملیات مالی فرآیند تعریف شده است، صدور سند حسابداری آخرین عملیاتی است که یک حسابدار انجام می دهد.
عملیات پرداخت وجه جهت خرید کالا شامل مراحل زیر است :
1- درخواست کالا از انبار
2- درخواست خرید
3- رسید موقت انبار
4- رسید قطعی انبار
5- درخواست پرداخت وجه
6- برگ پرداخت وجه
7- سند حسابداری
حال تصور کنید به تنوع هر رویداد مالی باید دستورالعمل مربوط به مستند سازی آن تکمیل شود . برای مثال رویه خرید ، فروش ، پرداخت حقوق ، دریافت و پرداخت چک و اسناد ، استهلاک ها ، تنخواه گردان و سایر مواردیکه مجموعه آنها عملیات مالی یک سازمان را تشکیل می دهد . پس مجدد تاکید می کنم عملیات حسابداری یک سازمان فقط صدور سند حسابداری نیست.
نکته قابل تامل این است که حسابداران باید توجه کنند به نسبت گستردگی و حجم عملیات هر سازمان فرآیندها و سیستم های جمع آوری اطلاعات را تدوین نمایند. سیستم کارآمد سیستمی است که تمام امکانات و محدودیت های سازمان را در نظر گرفته و موثرترین فرآیند را توصیه نماید. به زبان ساده تر من و شمای حسابدار نباید برای مجموعه ای که دارای حجم عملیات مالی بسیار مختصری می باشد اقدام به استقرار سیستمی نماییم که در یک شرکت هلدینگ مورد استفاده قرار می گیرد و برعکس سیستم بسیار ساده و ابتدایی و فاقد کنترل های داخلی موثر را جهت یک بنگاه اقتصادی با حجم تراکنش های مالی زیاد، استفاده کنیم. در چنین حالتی نتیجه ای جز اتلاف وقت و هزینه برای حسابدار و سازمان متبوع او ندارد.
عموما دیده شده حسابداران که در چند مجموعه فعالیت می نمایند سیستمی که در یک مجموعه کارآمد بوده، بدون در نظر گرفتن سایر عوامل به شرکت های دیگر توصیه می کنند که بطور حتم به نتیجه مطلوب نخواهد رسید.
رسیدن به مرز تشخیص این تعاریف مستلزم داشتن تجربه و سابقه کار اجرایی و عملی در شرکت ها و سازمان های مختلف می باشد.
یکی از پردرآمدترین فعالیت های حرفه حسابداری ، استقرار سیستم های جمع آوری اطلاعات می باشد که توسط افراد متبحر و باتجربه انجام می شود. از سویی دیگر جهت ورود به بازار کار هر چقدر با مباحث مربوط به چگونگی استقرار سیستم های حسابداری و مالی آشنایی بیشتری داشته باشید ، به همان نسبت سریعتر رشد کرده و جایگاه سازمانی خود را تثبیت می کنید. نرم افزارهای حسابداری بر پایه سیستم های جمع آوری اطلاعات طراحی شده اند. آموزش تنوع و تفاوت سیستم های جمع آوری اطلاعات خود نیاز به ورود به مبحث مختص آنها می باشد که در ابتدای آموزش های در حال ارایه ضرورت کمتری دارد. اما علاقمندان به مباحث تئوریک می توانند به مقالات ارایه شده موجود در اینترنت مراجعه نمایند.