سيستم اطلاعاتی حسابداری (AIS) چيست ؟

يك سيستم مجموعه اي از دو يا چند جزء مرتبط به هم كه به منظور دستيابي به يك هدف با هم در تعامل مي باشند . بيشتر مواقع سيستمها از زيرسيستمهاي كوچكتري تشكيل شده اند كه هر يك فعاليت ويژه اي انجام داده و در نهايت سيستم بزرگتري را پشتيباني مي كنند. در حقيقت اين چنين سيستمهایی با تركيب حسابداري سنتي و با فن آوري مدرن به همراه كنترل آنها که اطلاعاتي براي كاربران خود در حوزه مالي براي مديريت سازمان ارائه مي كند بوجود آمده اند.

سیستم های حسابداری سه وظيفه مهم را بر عهده دارند:
1. گردآوري و ذخيره داده هاي مربوط به فعاليتها و رويدادها به طوري كه يك بنگاه تجاري بتواند آنچه را كه رخ داده است بررسي كند .
2. پردازش و تبديل داده ها به اطلاعات مفيد براي تصميم گيري ، به نحوي كه مديريت بر مبناي اين اطلاعات قادر به برنامه ريزي، اجرا و كنترل فعاليتهاي شركت باشد .
3. طراحي كنترلهاي داخلي كافي به منظور حفاظت از دارايي ها ، از جمله مدارك و اطلاعات بنگاه تجاري . اين كنترلها اطمينان مي دهند كه اطلاعات در زمان مورد نياز در دسترس بوده و دقيق و قابل اتكا هستند .
در اینجا به این نکته باید توجه داشت، سیستم های اطلاعات حسابداری در یک سازمان باید بگونه ای طراحی و پیاده سازی شوند که در نهایت قابلیت تصمیم سازی برای مدیر یا مدیران را داشته باشند . بعبارت دیگر باید به سمت سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) هدف گذاری شوند.
خلاصه اینکه حسابدار باید بتواند برای کلیه فعالیت های مالی سازمان، سیستم جمع آوری اطلاعات را از پایین ترین سطح تا بالاترین سطح سازمان پیش بینی کند. جهت روشن تر شدن موضوع به یک مثال توجه کنید . فرض کنید در یک شرکت تولیدی از حسابدار سوال شود هزینه اضافه کار پرسنل در ماه قبل چقدر بوده است.
قطعاً مبلغ کلی قابل ارایه می باشد. حال تصور کنید نیاز به گزارش اضافه کار پرسنل به تفکیک زیر باشد :
– پرسنل واحد اداری
– حسابداری
– پرسنل واحد خدمات
– نگهبانی
– پرسنل واحد تولید
– خط تولید یک و دو
– پرسنل واحد بسته بندی
– و ….
و یا تفکیک هر یک از رویدادهای مالی به اجزای کوچکتر مستلزم داشتن سیستمی جامع و کامل که توانایی ثبت ، طبقه بندی و پردازش اطلاعات را داشته باشند دارد.
نرم افزارهای حسابداری به گونه ای طراحی شده اند که بتوانند نیاز مصرف کننده خود را تا حد امکان جهت پوشش کلیه رویدادهای مالی تامین نمایند. نکته بسیار مهم در نرم افزارهای حسابداری جامع و کامل این است که با استفاده از این ابزار حسابدار می تواند تا حجم زیادی از مستندات مورد نیاز خود را تامین نماید. همانطور که میدانید، جهت صدور سند حسابداری نیاز به تهیه اسناد و مدارک می باشد. با کمک نرم افزار می توان از فرم های پیش بینی شده برای این منظور استفاده کرد. در غیر اینصورت حسابدار ناگزیر به تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز جهت هریک از فرآیندهای مالی سازمان مربوطه می باشد.